Путь к успеху: кросс-функциональность и распределенные команды

​83% компаний с высоким уровнем цифровой зрелости опираются в работе на кросс-функциональные команды, члены которых зачастую работают удаленно. 

С какими сложностями можно столкнуться на этом пути и как их избежать, рассказывает Канат Абиров, генеральный директор компании DIS Group KZ – авторизованного партнера Citrix в Казахстане, передает inbusiness.kz.

Новые старые тренды

Современный бизнес – это быстро меняющийся рынок, многозадачность и проекты в разных городах или даже странах. Такие реалии требуют гибкости во всем: от подхода к ведению проектов до графика работы.

Преимущества гибридного формата работы большинство компаний сумели оценить с приходом коронавируса. 74% организаций еще в разгар пандемии заявили, что намерены в том или ином виде сохранить гибридный формат даже после отмены ограничений. Эту идею поддерживают 97% сотрудников. Вторым важным трендом последних лет стало развитие кросс-функциональных команд, включающих в себя специалистов из разных подразделений и отраслей, работающих вместе над единой задачей. Кросс-функциональность пришла к нам из IT. Именно такие команды составляют основу agile-разработки, цель которой – быстрее реагировать на меняющиеся потребности клиента и предлагать ему актуальный продукт.

Выгодно бизнесу, выгодно сотруднику

Преимущества гибридного формата работы и кросс-функциональности:

• Гибкость в самом широком смысле этого слова. Agile позволяет бизнесу легко перестраиваться в соответствии с рыночной конъюнктурой и потребностями заказчика, развивать сразу несколько проектов по разным направлениям, при необходимости перебрасывать ресурсы, в т. ч. кадровые, на решение приоритетных задач без потери качества исполнения. Сотрудники же становятся свободнее в планировании своего времени и даже проживания: теперь можно устроиться в международную компанию, не покидая родного города, или, наоборот, путешествовать по миру, не меняя места работы.
• Более комплексное видение. Каждому члену кросс-функциональных команд приходится решать разнообразные задачи на разных этапах развития проекта, а не ограничиваться какой-то одной функцией. Это позволяет видеть проект сразу с нескольких ракурсов, а значит, привносить свежие идеи и "свежим взглядом" вовремя замечать недостатки. Сами сотрудники, в свою очередь, не ощущают себя "винтиками" в механизме и могут развиваться профессионально сразу в нескольких сферах.
• Максимально широкий доступ к рынку кадров. Гибридный формат работы и "удаленка" позволяют работодателю не ограничиваться соискателями в своем городе, а искать подходящих специалистов в других регионах и за рубежом.

Что может пойти не так?

Некоторые работодатели боятся сложностей с организацией рабочих процессов онлайн. Многие также опасаются за безопасность корпоративных данных, к которым приходится открывать удаленный доступ. На третьем месте остается проблема мотивации сотрудников: согласно опросам, 30% работодателей считают, что вне офиса специалисты работают хуже и совершают больше ошибок.

Казалось бы, если первые две проблемы можно решить, грамотно подобрав ПО и выстроив IT-инфраструктуру, то мотивация – вопрос исключительно вовлеченности сотрудников, их ответственности, общей атмосферы в компании и взаимоотношений между руководством и подчиненными. Однако опыт показывает, что плохая организация цифрового рабочего места и неотлаженные процессы могут стать мощнейшим демотивирующим фактором и свести к нулю даже самые очевидные плюсы.

Без чего кросс-функциональная команда не будет работать?

Об организации цифрового рабочего места компания DIS Group уже рассказывала в этой статье. Если же переходить от общих принципов к ключевым процессам, то главным из них, безусловно, будет обмен рабочими файлами и информацией. От того, насколько быстро, качественно, просто и безошибочно происходит этот обмен, напрямую зависит эффективность команды, особенно если ее члены общаются преимущественно онлайн.

По сути, речь идет о создании комфортной рабочей среды онлайн. Над этой задачей Citrix и DIS Group работают уже более 10 лет. На примере Citrix ShareFile разбираемся, какими характеристиками должно обладать решение для совместной работы с файлами.

1. Возможность работы с разными зонами хранения

Крупные компании не готовы отдавать свои критичные данные во внешние хранилища. Им нужна возможность разместить файлы в собственных ЦОД или, в крайнем случае, на серверах надежного подрядчика, расположенных в РК. Однако такой защиты требует далеко не вся информация, поэтому членам команды нет смысла полностью отказываться от привычных и удобных файлообменников. Политика мультиоблаков позволяет пользователям размещать файлы в сторонних глобальных облаках (Azure, AWS, Google), персональных облачных сервисах (например, Dropbox), а также подключаться к OneDrive и SharePoint – и все это в рамках единой рабочей среды.

2. Защита информации на всех уровнях

ShareFile защищает информацию на всех уровнях: саму зону хранения, соединения с ней, а также доступ к файлам со стороны конечных пользователей. Файлы в зоне хранения зашифрованы методом AES256, и воспользоваться ими без ключа к дешифровке невозможно, даже если злоумышленник сумеет проникнуть в ЦОД. Соединения с зоной хранения защищены по протоколу SSL. И, наконец, в зависимости от должности и рабочих задач сотрудники имеют разный уровень доступа к файлам: с редактированием, без редактирования и т. д. А на особо конфиденциальные файлы можно наложить водяные знаки, указывающие на их принадлежность компании.

3. Высокая скорость и стабильность работы

В кросс-функциональной команде один и тот же файл может быть в работе сразу у нескольких пользователей. Типичные проблемы при этом – "зависание" программы, некорректное сохранение изменений, невозможность вносить правки одновременно с кем-то еще.

Чтобы избежать таких ситуаций, позволяется сразу нескольким членам команды получить ссылку на нужный документ и редактировать его совместно, не мешая друг другу. Кроме того, поддерживается версионность файлов. Это значит, что при необходимости можно вернуться к одной из предыдущих, более "удачных" версий документа.

4. Интуитивно понятный интерфейс и "волшебные кнопки"

Комфорт пользователя – одно из важнейших условий эффективности работы онлайн. Современным "цифровым кочевникам" важно иметь возможность работать с любого устройства, будь то ПК, ноутбук или смартфон. Для этой же цели предусмотрены встроенные функции редактирования для мобильной и веб-версии.

Немаловажную роль играет и совместимость с другими офисными приложениями, в том числе с почтой. Она представляет собой "единое окно", открывающее доступ не только к нескольким хранилищам данных, но и к основным приложениям и программам. Это избавляет от необходимости постоянно переключаться между окнами и мучительно вспоминать, где же хранится нужный файл: в почте? А может быть, просто на рабочем столе, чтобы не потерялся? На поиск нужных документов и информации может уходить до 25% рабочего времени. "Единое окно" решает эту проблему.

Процессы согласования – еще одна "черная дыра", в которую утекают ресурсы сотрудников. Чтобы упростить это процесс, позволяется объединять несколько документов в один запрос на подпись, а также отправлять их массовой рассылкой (например, сразу непосредственному начальнику, главному бухгалтеру и генеральному директору).

Насколько критично наличие у решения всех четырех характеристик? Для небольших компаний – не слишком. Малый и средний бизнес успешно использует для своих задач обычные облачные сервисы и файлообменники. Но для крупных компаний, которые работают с большими объемами данных, включая чувствительные, важны расширенный пул возможностей и уверенность в безопасности файлов.

Если эти условия выполняются, кросс-функциональные команды получают мощный инструмент, позволяющий раскрыть лучшие стороны подхода и воспользоваться его преимуществами.